Weltumwelttag 2021: Green IT

Heute, 5. Juni 2021 ist Weltumwelttag!

Videokonferenz, Webinar & Co

Mit der COVID-19-Pandemie erhielten Videokonferenzen und Webinare einen nie dagewesenen Aufschwung. Die standortunabhängige Besprechung, Konferenz, Produktpräsentation und Schulung ersetzte viele Flugmeilen oder Straßenkilometer. Am Vormittag in Österreich, am Nachmittag im Norden Deutschlands, am Abend noch kurz in den USA? Alles möglich ohne einen einzigen Kilometer zurückzulegen. Es gibt aber auch eine Schattenseite. Die Nachteile sind unter anderem fehlende informelle Treffen mit kreativem Ideenaustausch und wenig Möglichkeiten um neue Kontakte knüpfen. Die Zukunft besteht daher wahrscheinlich aus Online- und Offline-Meetings. Möglicherweise auch aus einer hybriden Mischung mit Teilnehmern in Präsenz und Online. Im Idealfall entscheidet dabei jede/r selbst ob er/sie online oder offline teilnimmt. Unternehmen mit Zukunft müssen aber auch online präsent sein.

Vorteile:

• Ortsunabhängigkeit, Teilnahme von fast überall (= CO² Ersparnis)
• Spontane TeilnehmerInnen sind möglich
• Reisezeit, Diäten, Kilometergeld, Spesen gespart
• Kostenersparnis (Miete großer Veranstaltungsort, Catering…)

Nachteile:

• Informelle Treffen und neue Kontakte schwieriger

Homeoffice, Teleworking

Die Pandemie schickte fast über Nacht viele (oder alle) Büromitarbeiter eines Unternehmens ins Homeoffice. Aller Anfang war/ist schwer, aber man wächst mit der Herausforderung, menschlich, technisch und organisatorisch.

Menschlich: Wo zu Hause ein ungestörtes Arbeiten möglich war/ist, konnte durch konzentriertes Arbeiten eine höhere Produktivität erzielt werden. Das genaue Gegenteil fand leider in größeren Haushalten mit wenigen Rückzugsorten statt.

Technisch: Internetanschluss und Heimnetzwerk (LAN/WLAN) erhielten ggf. ein Upgrade, neue PCs/Notebooks/Tablets wurden in Betrieb genommen.

Organisatorisch: Analoge Prozesse die vorher über Papier liefen, wurden zwangsdigitalisiert oder überhaupt eingestellt.

Alle profitieren direkt oder indirekt von weniger Individualverkehr und damit einhergehen Frust, Staus, Stress und Zeitverlust. Der Plan für die Zukunft sollte daher wie bei Videokonferenz & Co eine individuelle Lösung sein. Unternehmen die mit der Zeit gehen, sollten zumindest teilweise Homeoffice und Teleworking ermöglichen. Unternehmen die darauf verzichten, verlieren möglicherweise aktuelle und potentiell zukünftige MitarbeiterInnen an andere, attraktivere Unternehmen.

Vorteile:

• An/Abfahrt unnötig (= CO² Ersparnis)
• Digitalisierungstreiber
• Unternehmen attraktiver für aktuelle und neue Mitarbeiter
• Modernes bzw. zeitgemäßes Firmen-Image
• Möglicherweise höhere Produktivität in ruhigen Haushalten
• Möglicherweise weniger gestresste Mitarbeiter, neue Ideen
• Für zukünftige Pandemien vorbereitet *

Nachteile:

• Informelle Treffen und neue Kontakte schwieriger
• Erstaufwand für Digitalisierung
• Evtl. höhere Kosten für IT-Ausstattung, Internetanschluss
• Möglicherweise niedrigere Produktivität in größeren Haushalten

* Die Klimakrise erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Pandemien häufiger vorkommen. Mehr z.B.: fr.de

Fernwartung, Selbsthilfe, Support-Koordination

Ortsunabhängig, egal ob im Büro oder im Homeoffice sollte eine Fernwartung für den IT-Support möglich sein. Viele Probleme können schnell und einfach aus der Ferne gelöst werden und erhöhen dadurch die Produktivität aller beteiligten Personen. Innerhalb von Unternehmensnetzwerken und VPNs kann sehr wahrscheinlich mit den in Windows integrierten Tools, Remoteunterstützung und Remotedesktop gearbeitet werden. Alternativ genügt manchmal auch ein Bildschirm teilen (Screen-Sharing) über bekannte Apps/Programme (Skype, Teams…). In jedem Fall sollte AnyDesk oder TeamViewer eine Fernwartung ermöglichen.

Selbsthilfe, ist dank Internet (evtl. auch Intranet) und Suchmaschinen glücklicherweise keine Seltenheit mehr und steigert dabei die individuelle Problemlösungskompetenz. Allerdings sollte die Selbsthilfe mit Maß und Ziel erfolgen. Hoher Zeitaufwand, mögliche Beschädigung/Folgeschäden, hohe (Folge-)Kosten oder sogar Gefahr für Leib oder Leben sprechen natürlich gegen eine Eigeninitiative!

Vor-Ort-Einsätze die eine Anfahrt voraussetzen, sollten wenn möglich und zumutbar, besser koodiniert werden. Unkritische Probleme können oft gesammelt und in einem Besuch erledigt werden.

Vorteile:

• An/Abfahrt reduzieren oder komplett einsparen (= CO² Ersparnis)
• Reisezeit, Diäten, Kilometergeld, Spesen gespart
• Höhere Produktivität aller beteiligten Personen

Nachteile:

• Erstaufwand für Einrichtung eines Fernwartungstools
• Evtl. Lizenzkosten für Fernwartung

Speicherplatzverschwendung eindämmen, Mitarbeiter schulen

Auch wenn Speicherplatz immer günstiger wird, müssen immer mehr und größere digitale Daten gespeichert werden. Die Verwendung von passenden und auch zeitgemäßen Dateiformaten kann den Speicherbedarf deutlich senken und sollte eigentlich selbstverständlich sein.

Das doppelte Abspeichern sollte mit gut strukturierten, gemeinsam genutzten Netzlaufwerken bzw. Cloudspeicher zumindest etwas eingedämmt werden können. Ergänzend dazu können Dokumentenmanagement-System (kurz DMS) und ERP-System den Speicherplatzbedarf zumindest in strukturierte Bahnen lenken, die eine einfache evtl. sogar automatisierte Bereinigung nach einer vereinbarten Vorhaltezeit ermöglichen.

Serverseitige Kontingente begrenzen den verfügbaren Speicherplatz je Benutzer und sollten auf jedem Dateiserver zum Einsatz kommen! Ohne diesem Limit könnte ein/e BenutzerIn im Extremfall den kompletten verfügbaren Speicherplatz beanspruchen und dadurch Probleme für alle Benutzer verursachen.

Serverseitige Datendeduplizierung erkennt mehrfach gespeicherte Dateien bzw. Dateisegmente innerhalb eines Laufwerks und speichert diese physisch nur einmal ab. Die Deduplizierung ist aber sehr ressourcenhungrig und wirkt sich negativ auf die Performance des Servers aus. Praxis-Tipps: Windows Server kann vorab, ohne aktivierter Deduplizierung berechnen, wie viel sich einsparen lässt. Deduplizierung von Archiv- und Backuplaufwerken prüfen.

Mitarbeiter-Schulung/Sensibilisierung kann helfen, dass der vorhandene Speicherplatz sinnvoll verwendet wird. Eine Sensibilisierung kann relativ schnell und einfach mit eher restriktiven Kontingenten ermöglicht werden. Praxis-Tipp: Individuelle Benutzer-Kontingente werden dem Benutzer beim Netzlaufwerk angezeigt. Ohne Kontingent sieht er möglicherweise x TB an freien Gesamtspeicher.

Vorteile:

• Weniger Bedarf an Server/Storage-Speicherplatz (= CO² Ersparnis)
• Geringere Storage und Backupstorage-Kosten
• Modernes bzw. zeitgemäßes Firmen-Image beim Datenaustausch

Nachteile:

• Schulungsaufwand
• Möglicherweise wird zu wenig gespeichert
• Möglicherweise wird zu viel gelöscht
• Möglicherweise tritt ein Qualitätsverlust ein (z.B. Kompressionsartefakte bei Bildern)
• Möglicherweise bremst die Datendeduplizierung die Storage

Unternehmen, die als digitalen Workflow den Mailversand von Office-Dateien verstehen, haben die letzten Jahrzehnte wohl verschlafen.

Links zum Weltumwelttag

Der Weltumwelttag oder auch Tag der Umwelt, bzw. World Environment Day (WED), existiert seit 5. Juni 1972.

• OTS.at – Weltumwelttag 2021: Every Can Counts startet Recycling-Tour in 15 Ländern
• Wikipedia.org – Weltumwelttag

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